Sanal ofis

Sanal ofis kiralama yöntemiyle işinizi kurma sürecini kolaylaştırabilirsiniz. Standart olarak iş kurulumunda resmi bir adrese ihtiyaç duyuluyor. Bir ofis veya cadde üstünde prestijli bir mekan için yüksek kira giderleri ortaya çıkabildiği gibi bir de telefon, internet bağlantısı ya da ofis donanımı gibi bazı kalemlere harcama yapmamak imkansız hale geliyor.

Sanal ofisler sayesinde ister İstanbul’da ister Ankara’da ya da İzmir’de prestijli bir adrese, düşük kiralama bedeli ve düşük bir maliyetle sahip olunabiliyor.

Genellikle sanal ofisler, internet üzerinden satış yapan veya benzeri şekilde fiziki olarak işletme içinde bulunmanın zorunlu olmayacağı işler için tercih ediliyor. Şimdiye kadar “home office” denilen ev ve iş ortamını bir araya getiren çalışma şekli çokça tercih edilse de bu da ne yazık ki bazı güç durumları ortaya çıkarıyor. Örneğin Türkiye’de bir evin, ev ofis şeklinde kullanılabilmesi için ilgili konutun işyerine çevrilmesi gerekiyor. Benzeri yasal zorunluluklar da “hem ev hem de iş” konseptinin tüm avantajlarını yerle bir ediyor.

Fakat sanal ofisler için durum daha farklı. Yine evinizde çalışabiliyorsunuz ama evinizi işyerine çevirmeniz gerekmiyor. Üstelik doğrudan bir işyeri kiralar gibi kiralama yapıyorsunuz, hem daha az maliyetle hem de şehirlerin en lüks semtlerinde.

Son yıllarda internet girişimleri için sıklıkla tercih edilmeye başlayan sanal ofisler hakkında işe yarar bir şeyler yazmak istedim. Sanal ofis kiralamanın avantajları, ortalama ücretleri gibi elbette merak edilen bazı şeyden bahsedeceğim.

Sanal ofis nedir

Sanal ofis, yalnızca siber alanda bulunan ve kiralanan bir işletme yeridir. Sanal ofis, işletme sahiplerine ve çalışanlarına fiziki bir ofis dışında internet üzerinden ya da cep telefonlarıyla istekleri herhangi bir yerden çalışmalarına olanak verir. Bunun yanında işletmeye tıpkı geleneksel ofis kiralamalarında olduğu gibi özel bir adres tahsis edilir.

Sanal ofis hizmeti veren bazı şirketler, profesyonel bir telefon cevaplama hizmeti ve ara sıra ofis alanı kullanım hakkı sağlayabilir. Aynı zamanda işletmeye tahsis edilen adrese, işletme adına belge, fatura benzeri kargo gönderimi alınabilir ve talep edilmesi halinde hizmeti veren kuruluş bu belgeleri işletme sahibinin istediği bir adrese gönderebilir.

Geleneksel bir ofis kiralamasıyla karşılaştırıldığında sanal ofis, ciddi tasarruf ve esneklik sağlar.

Sanal ofis, işletmeniz için resmi nitelikte bir adres sağlar

Bir sanal ofis kiralamasıyla geleneksel bir ofis kiralaması arasında büyük bir fark yoktur. Kiraladığınız sanal ofis, işletmenize özel bir adrese sahip olur ve bu adresi şirket kurulumu gibi resmi sözleşmelerde ya da iş adresi gerektirecek herhangi bir yerde kullanabilirsiniz.

Mesai saatlerinden bağımsız çalışma olanağı tanır

Yaşadığınız şehrin en merkezi yerinde herhangi bir plazada geleneksel yöntemlerle ofis kiraladığınızda belirlenen mesai saatlerine göre çalışmak zorunda kalabilirsiniz. Fakat sanal bir ofiste mesai saatlerinden bağımsız olarak çalışabilirsiniz. Ayrıca fiziki olarak bulunma zorunluluğunuz olmayacağından ofisinize gidip gelmek için ayırdığınız zamanı çalışmaya ayırma fırsatınız da olur.

Tüm günler için geçerli olacak esneklikle çalışabilirsiniz

Sabah, öğle, akşam ya da istediğiniz herhangi bir zaman diliminde, istediğiniz günlerde çalışabilirsiniz. Bu durum hafta sonları veya resmi tatil günlerinde de geçerlidir. Sanal ofisin en iyi avantajlarından biri de sağladığı esnek çalışma imkanıdır.

Çalışanlarınızın verimliliğinde artış olabilir

Esnek çalışma saat ve günleri, sizin için geçerli olduğu gibi aynı zamanda çalışanlarınız için de geçerlidir. Çalışanlarınızın belirli bir gün ve saatte ofiste toplanmasına gerek kalmaz. Sanal ofisin sağladığı esneklikle her çalışanınız istediği yerden çalışmaya devam edebilir. Esnek çalışma koşullarının çalışanlar üzerinde verimliliği artırdığı bilinen bir gerçek.

Dünyanın her yerinde resmi bir işletmeye sahip olabilirsiniz

Sanal ofis hizmeti veren bazı şirketler, dünyanın önemli ülkelerinin şehirlerinde de hizmet vermektedir. Mesela ofisiniz İstanbul’da ise ve New York’ta ya da Paris’te yeni yetenekleri işe almanız gerekiyorsa yeni bir sanal ofis ihtiyacınızı karşılar. Böylece ihtiyacınız olan ülkelerde resmi olarak faaliyette bulunabilirsiniz.

Daha az masraf ödemek için tercih edebilirsiniz

Sanal ofis kiralama ücretleri aylık ortalama standart hizmetler için 250 – 300 Türk lirası arasındadır.

Sanal ofis hizmeti veren bazı şirketler, adresinize gönderilecek evrakları teslim alma ve size geri gönderme, profesyonel telefon hizmeti verme veya belirli zamanlarda fiziki olarak ofis, toplantı odaları kullanım haklarını ücretsiz veyahut ücret karşılığında verebilir. Bu hizmetler ücretli veriliyorsa, masraf bir miktar artabilir. Elbette talep etmediğiniz hizmetleri almak zorunda da değilsiniz.

Bunun dışında sanal ofisler genellikle bir işletmenin temel ihtiyaçları arasında yer alan telefon gibi hizmetleri standart aylık ücrete dahil ederler. Normal şartlarda geleneksel bir ofis kiralamanız gerektiğinde ofisiniz için telefon bağlantı ücreti gibi ek masraflar ödemeniz şart olur. Diğer yandan ofisiniz için muhtemelen almaya niyetli olduğunuz donanım ürünleri de epey maliyetli olacaktır. Fakat sanal ofislerde tahmin edebileceğiniz gibi ödemek zorunda kalacağınız bu masraflarla karşı karşıya kalmazsınız.

Elektrik tüketimi için bir fatura ve lafı olmaz ama içilen sayısız kahveler için de bir su faturası olmayacağından birkaç masraf kalemini de muhtemel giderleriniz arasında yer almaz.

Sanal ofislerde tam anlamıyla teknoloji kullanılır

Sanal ofis konseptinde toplantılar video konferans veya pek çok görüşme telekonferans ya da çalışanlarla iletişim internet üzerinden yapılır. Havada uçuşan kağıtlar ya da çıktısı beklenen belgelerle uğraşmadan tüm işinizi teknolojinin sağladığı kolaylıkla yapabilirsiniz.

Fiziki olarak bir ofiste bulunması gerekmeyen herkes tercih edebilir

Mobil uygulama hizmeti vermek, internetten satış yapmak, tasarım hizmeti sunmak veya bir web sitesi işletmek gibi fiziki bir ofiste illa da bulunulması gerekmeyecek işletmeler için sanal ofis tercih edilebilir. Mesela zamanının çoğu adliyede geçen ve görüşmelerini dışarıda yapmayı tercih eden bir avukat da sanal ofis kiralamayı rahatlıkla düşünebilir.

Türkiye’de sanal ofis hizmeti veren bazı şirketler

Ülkemizde İstanbul, Ankara ve İzmir gibi büyükşehirlerde sanal ofis hizmeti veren birçok şirket bulunuyor. İncelediğim kadarıyla birçoğu şehirlerin önemli iş merkezlerinde bulunuyor ve haliyle bu iş merkezlerinde siz de bir adrese sahip olabiliyorsunuz.

Türkiye’de sanal ofis hizmeti veren bazı şirketler ve lokasyonlarına ilişkin bazı bilgileri aşağıda bulabilir, detaylar için ilgili bağlantılardan şirketlerin web sayfalarına ulaşabilirsiniz.

Plaza Cubes

2006 senesinde faaliyete başlayan Plaza Cubes, 34 ülkede, 800 farklı lokasyonda ofis hizmeti sunuyor. Türkiye’de İstanbul ve Ankara olmak üzere iki farklı şehirde 9 lokasyonları bulunuyor; Sun Plaza, Maslak ve Metrocity, Levent İstanbul’da; The Paragon, Çukurambar ve Via Flat, Söğütözü Ankara’da bulunan bazı lokasyonları arasında yer alıyor.

eOfis

2010 senesinde kurulan eOfis, İstanbul, Ankara, İzmir ve Gaziantep şehirlerinde olmak üzere 19 lokasyon seçeneği sunuyor. Beybi Giz, Maslak İstanbul’da; Tepe Prime, Çankaya Ankara eOfis’in bazı lokasyonları arasında yer alıyor.

Regus

Belçika’nın Brüksel şehrinde kurulan Regus, 1989 yılından bu yana hizmet veriyor. Şirketin 120 ülkede, yaklaşık 900 şehirde 3000 iş merkezi bulunuyor. Türkiye’de Adana, Ankara, Bursa, Gaziantep, İstanbul ve İzmir’de ofislere sahipler. İstanbul’da Kanyon, Levent; İzmir’de Folkart Towers, Bayraklı bazı lokasyonları arasında bulunuyor.

SwissOffices

2008 yılında Türkiye’de faaliyet vermeye başlan SwissOffices, İstanbul’da iki, İsviçre’nin Bern ve Biel şehirlerinde üç farklı iş merkezinde hizmet veriyor. Maya Center, Esentepe ve Yapı Kredi Plaza, Levent şirketin İstanbul lokasyonları arasında yer alıyor.

Sanal ofis hizmeti veren bu şirketler aynı zamanda ortak yani paylaşımlı ya da hazır ofis hizmetleri de veriyor. İhtiyacınız doğrultusunda bu yönde de inceleme yapabilirsiniz.

Son olarak, kiralama konusunda kararlı olduğunuz anda hizmet almayı düşündüğünüz şirketin verdiği hizmetleri de inceleyerek diğer alternatiflere karşılaştırabilirsiniz. Çünkü birçok şirket sadece adres sağlama olanağından daha fazla ek hizmeti bedelsiz verebiliyor. Bir de sözleşemeye imza atmadan önce seçtiğiniz şirket ve hizmetin gizli masrafları olmadığından da mutlaka emin olmanızı tavsiye ederim.



Görüşlerinizi bildirin

Please enter your comment!
Please enter your name here